Vorwort: Warum Ihr einen Zeitplan für den Hochzeitstag haben solltet
Hand auf´s Herz: Ich bezeichne mich selbst als kreativen Chaoten und ich mag Spontanität. Ich erlebe viele Paare, die sich „einfach einen schönen Tag“ wünschen, dabei aber ihre Rolle als Gastgeber ein wenig unterschätzen. Ohne eine gute Vorbereitung bleibt oft nicht genug Zeit, um sich um kleine Details zu kümmern, die über das Gelingen der gesamten Veranstaltung entscheiden können. Zum Beispiel, wenn wenn das Essen zu spät serviert wird oder bspw. die Braut eine Stunde länger als geplant für Brautstyling braucht, kann das Ganze schnell außer Kontrolle geraten. Daher ist ein Gesamtplan für den Tag unerlässlich, damit alles reibungslos abläuft.
1 Das sind die richtigen Helfer für die Erstellung des Tagesablaufes
Wenn es um die Hochzeitsplanung geht, gibt es viele Menschen, die helfen können. Eine gute Option, wären natürlich professionelle Hochzeitsplaner*Innen. Sie haben die Erfahrung, das Wissen und die Ressourcen. Ich habe bei meinen über 200 erlebten Hochzeiten allerdings nur wenig Hochzeitsplanner erlebt, weil diese meist „nur“ bei internationalen Hochzeiten eingesetzt werden.
Gute Ansprechpartner*Innen sind auch meist Paare aus dem Netzwerk, die selbst vor kurzer Zeit geheiratet haben. Sie haben sicherlich auch wichtige Erfahrungswerte, die sie meist gerne teilen.
Liebe Muttis da draußen, seid mir bitte nicht böse, wenn ich sage, dass Ihr nicht die richtigen Ansprechpartnerinnen seid. Denn als Ihr vor ca. 25 Jahren geheiratet habt, da tickten die Uhren noch ein wenig anders und da wurde eine Hochzeit noch ganz anders gestaltet.
Ich möchte ganz klar empfehlen, dass die Hochzeitsdienstleister*Innen die beste Empfehlung sind, wenn es um die Erstellung des Ablaufplanes für die Hochzeit geht. Und dabei möchte ich die Hochzeitsfotograf*Innen und Hochzeitsvideograf*Innen ganz besonders hervorheben, weil sie schlichtweg diejenigen sind, die eine Hochzeit meist als außenstehender Dritter von morgens bis spät in die Nacht begleiten und dabei viele Erfahrungswerte sammeln.
2 Diesen Einfluss der Jahreszeit solltet Ihr berücksichtigen
Heute, wo ich diesen Artikel schreibe, ist zufällig Wintersonnenwende (21.12.) – also der kürzeste Tag im Jahr. Abgesehen davon, dass ich das Gefühl habe, dass es gar nicht richtig hell wird, ist heute bereits um 16:28 Uhr Sonnenuntergang. Zur Sommersonnenwende am 21.6. beispielsweise geht die Sonne erst um 21:49 Uhr unter.
Die Jahreszeit hat einen großen Einfluss auf den Ablauf des Hochzeitstages. In den Sommermonaten, wenn die Tage länger sind, bietet es sich für das Paarshooting eher an, auf die Abendzeit zu setzen. Auf der anderen Seite, sind wir im Winter gut beraten, wenn wir ein First Look Shooting VOR der Trauzeromonie planen.
Mein Tipp für Dich: Frage einfach google nach „Sonnenuntergang am TT.MM.JJJJ“ und Du erhältst die Uhrzeit, zu der die Sonne am Horizont verschwindet.
3 Darum solltet Ihr die Anzahl Eurer Gäste einkalkulieren
Die Anzahl der Gäste auf der Hochzeit ist ein weiterer wichtiger Faktor, der den gesamten Tagesablauf beeinflusst. Wenn es weniger Gäste sind, kann das Programm flexibler und spontaner sein als bei einer größeren Hochzeit mit einer deutlich größeren Hochzeitsgesellschaft. Bedenke zum Beispiel, dass das Gruppenfoto, die Gratulationen oder bspw. das Catering bei größeren Gesellschaften deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt, als bei vergleichsweise kleineren Hochzeitsgesellschaften.
Mein Tipp für Dich: Fragt Euren Hochzeitsfotografen oder Euren Caterer nach seinen Erfahrungswerten!
4 Darum solltet Ihr die Distanzen zwischen den Locations nicht vernachlässigen
Getting Ready in Bochum, kirchliche Trauung in Witten und die Hochzeitsfeier in Schwerte… Das sind nicht unübliche Kombinationen, bei denen aber häufig die Fahrtzeit unterschätzt wird. Ganz anders ist das bei Hochzeiten, bei denen alles an einem Platz stattfindet. Gerade in Kombination mit der Anzahl der Gäste kann ein großer Teil der verfügbaren Zeit tatsächlich durch die Fahrtzeiten verbraucht werden und somit für Zeitengpässe sorgen, wenn man die Distanzen vor nicht richtig auf dem Schirm hatte.
Mein Tipp: Plant ausreichend Puffer ein, wenn Ihr im Laufe des Tages die Locations wechselt.
5 Deshalb solltet Ihr die richtigen Menschen in den Plan involvieren
Du und Dein Verlobter / Deine Verlobte habt einen coolen Ablaufplan ausgearbeitet? Das ist doch schon mal super! Ihr solltet diesen aber mit ein paar wichtigen Menschen teilen. Denn ein gemeinsamer Zeitplan für die Hochzeit mit bspw. den Trauzeugen ist wichtig, damit jeder genau weiß, was er wann zu tun hat. Dies verhindert mögliche Verwirrungen oder Missverständnisse und trägt dazu bei, dass am Tag der Hochzeit alles reibungslos abläuft. Ihr beiden sollt den Tag in vollen Zügen genießen können und dabei nicht noch einen Zeitplan im Kopf behalten geschweige denn diesen krampfhaft umsetzen müssen. Daher ist es wichtig, dass Ihr Euch ein paar wenige Leute ins Boot holt, die Euch organisatorisch an Eurem großen Tag unterstützen. Meist sind dies die Trauzeug*Innen, die Euch als Sidekick durch den Tag begleiten und dabei auch die Uhr im Blick behalten.
6 So schützt Ihr Euch vor unliebsamen Überraschungen
Leider habe ich nicht selten erlebt, dass Onkel Harald am Abend als „kleine Überraschung“ eine ca. 30 minütige Diashow der Kindheitsfotos einbringen möchte, die dann gerne schon mal 60 Minuten oder länger dauert, weil auf einmal die Technik nicht so funzt, wie „geplant“. Das ist ja wirklich süß gemeint, aber es ist doch mega traurig, wenn aus dieser eigentlich gut gemeinten Aktion ein Stimmungskiller entsteht.
Mein Tipp: Macht Euch im Vorfeld zunächst einmal Gedanken, ob Ihr überhaupt Spiele oder gastseitig geplante Aktionen wünscht. Im nächsten Schritt ist es tatsächlich empfehlenswert, einen Zeitraum einzugrenzen und die Verantwortung zur zeitlichen Planung dieser Überraschungen in die Hände Eurer Trauzeug*Innen oder sonstigen Helfer*Innen zu legen.
7 So gewinnt Ihr mindestens eine Stunde und eine zufriedene Hochzeitsgesellschaft
Immer wieder erhalte ich auf meine Frage „Was habt Ihr auf anderen Hochzeiten erlebt, was Ihr nicht erleben wollt?“ die Antwort „Ein zeitlich überzogenes Fotoshooting nach der Trauung und gelangweilte Gäste“. Früher und leider auch immer wieder heutzutage ist es offenbar üblich, dass das Brautpaar sich mit dem Fotografen nach der Trauzeromonie vom Acker macht, um an einem entlegenen Ort das Paarshooting durchzuführen. Oft vergehen dabei 2 oder mehr Stunden, in denen die Hochzeitsgesellschaft dann irgendwo wartet und nicht selten Langeweile aufkommt.
Das will doch wirklich niemand haben!
Der beste Zeitpunkt für ein Portrait Fotoshooting ist die Stunde rund um den Sonnenuntergang! Wie Ihr diesen Zeitraum am besten in Euren Tagesablauf einplant, verrate ich Euch gern in einem unverbindlichen Beratungsgespräch. Mein Tipp: Sprich mich gerne mal an auf das Thema „Portrait Splitting“ und „Schön-Wetter-Garantie“!
